Hallintapaneelin käyttöohjeet

Olet täällä:
  • Etusivu
  • Hallintapaneelin käyttöohjeet

HALLINTAPANEELIN KÄYTTÖOHJE

SISÄLLYSLUETTELO

1. TIETOA TUESTA 4

2. POMOLLE.FI -PALVELUN PERUSRAKENNE 5

2.1 Yleisesti 5

2.2 Yleissilmäys toimintoihin 6

2.3 Oman ja tilitoimiston työtaakan vähentäminen 7

3. PÄÄVALIKON TOIMINNOT 8

4. TYÖNTEKIJÖIDEN LISÄÄMINEN 11

4.1 Työntekijöiden lisääminen 11

4.2 Kirjautumistiedot työntekijöille 12

4.3 Työntekijän tiedot 13

4.4 Listaus työntekijöistä 15

4.5 Käyttäjäryhmät 16

4.6 Työntekijäkohtainen työaikaraporttien automatisointi ja karttaseuranta 19

4.7 Työvuorot 25

4.8 Työmääräykset 32

4.9 Työntekijäkohtaiset dokumentit 35

5. ASIAKKAIDEN LISÄÄMINEN 38

5.1 Asiakkaiden lisääminen massatoimintona 38

6. TYÖTEHTÄVIEN LISÄÄMINEN 39

7. TYÖKOHTEIDEN LISÄÄMINEN 39

7.1 Työkohteiden lisääminen massatoimintona 40

8. MATKAKUSTANNUSTEN KORVAUKSET 41

9. DOKUMENTIT 42

10. TUOTTEET 43

10.1. Tuotteiden ja tuoteryhmien lisääminen 43

10.2. Kirjauksiin lisätyt materiaalit 46

10.3. Tuoteraportit 46

10.4. Tuote -toiminnon laittaminen päälle 47

10.5 Tuote -toiminto mobiiliapplikaatiossa 48

11. RAKENTAMISEN TIEDONANTOMENETTELY 49

12. PALKANLASKENTARAPORTIT 50

13. TYÖNTEKIJÄLIITTYMÄN KÄYTTÖ 51

14. RAPORTIT 52

15. LASKUN LUOMINEN 54

15.1 Laskutuksen tila 55

16. TILASTOT 55

17. VIESTIT 56

18. TEHTYJEN KIRJAUSTEN MUUTTAMINEN 57

18.1 Kirjausten muuttaminen mobiilisovelluksessa 57

18.2 Kirjausten muuttaminen hallintapaneelista 57

19. KIRJANPITÄJÄLIITTYMÄ 58

19.1 Kirjanpitotoimiston tiedot hallintapaneelissa 58

19.2 Kirjanpitäjän näkymä 59

19.3 Kirjanpitäjäliittymän hallintapainikkeet 61

20. MAPON -TOIMINNOT 62

20.1 Mapon ajoneuvot 62

20.2 Mapon ajoneuvoryhmät 66

20.3. Mapon työkoneraportit 67

1. TIETOA TUESTA

Pomolle.fi -palvelulla on ilmainen asiakastuki. Tavoitat meidät sähköpostitse sekä puhelimitse. Muistathan liittyä Facebook -ryhmäämme. Ilmoitamme Facebookissa niin uusista ominaisuuksista kuin muista työntekoa helpottavista toiminnoista. Otamme vastaan mielellämme myös kehitysehdotuksia. Tuotetta kehitetään jatkuvasti.

Ota yhteyttä, jos tulee kysyttävää tai ongelmia, tai sinulla on kehitysehdotuksia:

Sähköpostituki: info@pomolle.fi

Tukisivusto: http://help.pomolle.fi

Puhelintuki: (0400) 883 338 (asiakaspalvelu)

(044) 9933 481 (tekninen tuki)

Vinkkejä sekä ohjevideoita Pomolle.fi -palvelusta löydät

Facebook -sivuiltamme: www.facebook.com/pomolle sekä

YouTube -kanavaltamme: https://www.youtube.com/channel/UCu7nJGR_Z0XMF0MIf5u-CeQ/feed

2. POMOLLE.FI -PALVELUN PERUSRAKENNE

2.1 Yleisesti

Pomolle.fi -palvelussa on omat käyttöliittymät työntekijöille ja pomolle. Työntekijät kirjaavat tunnit/matkat/kulut haluamallaan laitteella käyttämällä internetselainta tai Pomolle.fi-mobiiliapplikaatiota. Tuote toimii lähes kaikilla selaimilla, vain vanhemmissa selaimissa voi esiintyä ongelmia. Selaimeen syötettävä polku eli internet-osoite on muotoa yrityksesitunnus.pomolle.fi. Selainversiossa työntekijät käyttävät sisäänkirjautumiseen nelinumeroista PIN -koodia. Applikaatiota käytettäessä työntekijän tarvitsee syöttää viisinumeroinen mobiilisovelluksen PIN-koodi vain kerran. Tästä löydät tarkempaa tietoa tämän ohjeen kohdasta 9 Työntekijäliittymän käyttö.

Työnantajan käyttöliittymä, hallintapaneeli, on ”erillään” työntekijöiden käyttöliittymästä. Työntekijät eivät näe hallintapaneelin tietoja eivätkä muiden työntekijöiden kirjauksia. Hallintapaneelia käytetään internetselaimella ja se löytyy osoitteesta www.pomolle.fi. Kirjautuminen hallintapaneeliin tapahtuu syöttämällä tiliä luodessa antamasi sähköpostiosoite (käyttäjätunnuksesi) sekä antamasi salasana.

Työnantajan näkymä hallintapaneeliin Työntekijän näkymä, jossa hän tekee kirjaukset

2.2 Yleissilmäys toimintoihin

Pomolle.fi -palvelu on jatkuvasti kehittyvä yritysten työkalu. Sen perustoiminnallisuuksia ja etuja yritykselle ovat:

  • työtuntien kirjaaminen mobiilisti
  • kirjauksien GPS-paikkaleimaus sekä GPS -sijaintitiedot reaaliajassa
  • automaattinen tuntikirjausten syöttö
  • kulujen ja kulukuittien syöttäminen sekä tallentaminen sähköisesti
  • ajopäiväkirjan pitäminen mobiililaiteella
  • automaattinen kilometrien syöttö
  • sähköinen työvuorokalenteri
  • hallintapaneelin käyttö monella eri tunnuksella
  • työmääräysten lähettäminen reaaliajassa työntekijöiden mobiililaitteisiin
  • työtehtävien ja -tuntien automaattinen jako loppuasiakkaalle reaaliajassa
  • kuvien liittäminen tuntiraportteihin (esim. kuva tehdystä työstä heti asiakkaalle)
  • kuittikopioiden/kuvien lisääminen kululaskuihin esimerkiksi kännykällä
  • helppo ja tehokas raportointi kirjanpitoon, palkanlaskentaan tai verottajalle
  • yksinkertainen CRM eli asiakastietokanta
  • tehokas työpaneeli pomolle seurata tehtyjä töitä, tuloja ja työkuluja
  • kommunikointivälinen työntekijän, pomon, asiakkaan ja tilitoimiston kesken
  • digitaalinen lomaseuranta
  • työtuntien tilaaminen sähköpostiin tarkastusta varten 24/7 (työntekijöille)
  • laskutuksen helpottaminen
  • tarvittavien dokumenttien tallentaminen (esim. työmaalla tarvittava kulkulupa ja tulityökortti)

2.3 Oman ja tilitoimiston työtaakan vähentäminen

Vähentääksesi omaa työtaakkaasi kannattaa monilla toimialoilla käyttäjätunnus antaa suoraan kirjanpitäjälle tai palkanlaskijalle. Näin palkanlaskija tai kirjanpitäjä näkee reaaliajassa työntekijöiden tunnit, eikä sinun tarvitse toimia välikätenä ja toimittaa erikseen kaikkien työtekijöiden tunteja tai kulukuitteja eteenpäin. Halutessasi kirjanpitäjälle, palkanlaskijalle tai muulle taholle rajatun näkymän palveluun, ota yhteyttä asiakaspalveluumme. Saat heille näin meiltä omat käyttäjätunnukset esimerkiksi raporttien luontia varten. Lisää tästä ominaisuudesta löydät kohdasta 17. Kirjanpitäjäliittymä.

3. PÄÄVALIKON TOIMINNOT

Kirjautuessasi sisään, pääset suoraan työtilaan. Tässä kappaleessa selitetään vasemmalla olevan päävalikon oleellisimmat ominaisuudet.

ETUSIVULTA näet heti kuluvan päivän ja kuukauden tunnit sekä kuluvalta kuukaudelta kertyneet laskutettavat ja laskuttamatta vielä olevat tunnit. Täältä voit näppärästi luoda raportteja, näet reaaliajassa työntouhussa olevat työntekijät sekä viimeisimmät viestisi. Tarvittaessa löydät yläpaneelista ”palaute” -kentän, linkin ohjesivustollemme sekä voit käydä muistin virkistämiseksi läpi opaskierroksen toimintoihin.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

1234

Etusivun alalaidasta löydät pikalinkit uuden työntekijän, työkohteen sekä asiakkaan luomiseksi.

PÄÄVALIKKO HALLINTAPANEELIN VASEMMASSA LAIDASSA

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

TYÖNOHJAUS -valikko sisältää työvuorot, työmääräykset sekä aktiiviset työraportit. TYÖVUOROT –kohdasta pääset tarkastelemaan työvuoroja, suunnittelemaan niitä sekä luomaan työvuorolistat html- tai excel -muodossa. TYÖMÄÄRÄYKSISSÄ lähettää työntekijöille tehtäviä, jotka he näkevät reaaliajassa mobiiliapplikaatiossa. Tehtävien kiireellisyystason voit valita itse. Työmääräyksistä voi suoraan luoda tuntikirjauksen sen tehtyä. Työnohjaus -valikosta pääset myös katsomaan AKTIIVISIA TYÖRAPORTTEJA.

TYÖNTEKIJÄT -kohdasta löytyy tarkemmat tiedot työntekijöistäsi, kuten heidän henkilötietonsa, henkilökohtaisen mobiilisovelluksen tunniste, tehdyt tunnit sekä palkkatiedot. Täältä pääset tallentamaan heidän tietoihinsa myös työntekijäkohtaisia dokumentteja. Tarkemmat ohjeet työntekijöiden lisäämisestä löydät tämän ohjeen kohdasta neljä.

Tästä valikosta pääset myös luomaan ja muokkaamaan KÄYTTÄJÄRYHMIÄ sekä lisäämään ALIHANKKIJOITA.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, korkea luotettavuus Kun haluat tarkempaa tietoa kertyneistä TUNNEISTA, KILOMETREISTÄ, KULUISTA tai TUOTTEISTA, löydät ne KIRJAUKSET-valikosta. Voit tarkastella kirjauksia esimerkiksi työntekijöittäin, kuukausittain tai vaikkapa kohteittain. Täällä voit myös muokata tai poistaa kirjauksia. Tunnit -kohdasta pääset lisäksi mm. muuttamaan tuntikirjauksien laskutuksen tilaa. Tästä valikosta pääset tarkastelemaan myös TYÖKONERAPORTTEJA, mikäli sinulla on käytössäsi Mapon GPS -laite. Kirjaukset -valikosta näet myös asiakkaille ja sinulle lähetetyt VIESTIT sekä kuvat. Sieltä pääset näkemään kaikki työntekijöiden kirjausten yhteydessä sinulle lähettämät viestit. Viestejä voi rajata työkohteen mukaan.

RAPORTIT -kohdasta saat yksityiskohtaisia raportteja esimerkiksi tietystä työkohteesta tai tietystä asiakkaasta määrittelemänäsi ajanjaksona. Voit valita, haluatko luoda raportin selaimeen, excel- tai pdf -tiedostoksi. Raportit -valikon kohdasta DOKUMENTIT löydät tunti-, kilometri- ja kuluraporttien liitteet kaikki samasta paikasta. RAKENTAMISEN TIEDONANTOMENETTELY -välilehdellä voit muo dostaa Verottajan Ilmoitin.fi -palveluun sopivia raportteja urakka- tai työntekijätiedoista. PALKANLASKENTARAPORTIT -kohdasta pystyt kätevästi siirtämään palkka-aineiston tiedostona suoraan taloushallintaohjelmistoon. TILASTOT -kohta auttaa sinua analysoimaan yrityksesi toimintoja. Näet sieltä yhdellä silmäyksellä mm. työntekijöiden kokonaistuntimäärän ja työtehtäviin kuluneen ajan. Oikeasta yläkulmasta voit rajata näkymää työkohteiden mukaan.

Päävalikon kohdasta LASKUT näet yhdellä silmäyksellä kaikki luomasi laskut eräpäivineen kaikkineen. Täältä pääset myös luomaan uusia laskuja.

HALLINNOI -valikosta pääset lisäämään/muokkaamaan asiakkaita, työtehtäviä, työkohteita ja tuotteita. Tästä kohdasta voit myös määritellä matkakustannusten korvaussummat. Täältä pääset käsiksi myös Mapon -toiminnallisuuksiin.

Yrityksesi tietoja voit muokata kohdasta ASETUKSET. HUOM! Jos muutat yrityksesi sähköpostiosoitetta, muuttuu myös käyttäjätunnuksesi Pomolle.fi -palveluun! Asetukset -kohdassa voit määritellä tilin tiedot, yrityksen tiedot, yhteystiedot, kirjausten asetukset kuten ruokatuntien pituudet, mm. matka- ja työkalukorvaukset sekä GPS -paikkaleimauksen, laskutukseen liittyvät tiedot, tilitoimistosi tiedot mikäli olet heille pyytänyt rajoitettua näkymää sekä tilin poistamisen. Asetuksista sisältyy aiemmat TILI -kohdasta löytyneet tiedot.

4. TYÖNTEKIJÖIDEN LISÄÄMINEN

4.1 Työntekijöiden lisääminen

Klikkaa valikon TYÖNTEKIJÄT -kohdasta ja valitse LISÄÄ UUSI TYÖNTEKIJÄ. Täytä työntekijäsi tiedot. Voit alastasi riippuen tallentaa myös alihankkijasi tiedot työntekijäksi. Jos kyseessä on alihankkija, täytä tällöin työntekijän henkilötiedoiksi yrityksen tiedot. Laita etunimi -kohtaan alihankkijayrityksen nimi jne. Alihankkijat voit lisätä myös erikseen kohtaan ALIHANKKIJAT.

Kaikkia kenttiä ei tarvitse täyttää. Pakollisia kenttiä ovat etunimi, sukunimi ja tuntipalkka. Kun lisäät kenttään TODELLINEN KUSTANNUS YRITYKSELLE työntekijän palkan työnantajamaksuineen, saat raportteihin helposti projektien todelliset kustannukset. Rakennusalalla tärkeälle veronumerolle löytyy oma kenttänsä palkat-otsikon alta. Muista tallentaa tiedot. Työntekijöiden taulukosta painamalla kohdasta ”Etunimi” tai ”Sukunimi” pystyt vaihtamaan aakkosjärjestystä.

4.1.1 Työntekijöiden lisääminen massatoimintona

Työntekijöitä voit tuoda Pomolle.fi -palveluun massa-ajona seuraavasti: Valitse hallintapaneelista kohta ”Työntekijät” ja sen jälkeen uudestaan ”työntekijät”. Klikkaa oikeasta yläkulmasta kohta ”Lisää työntekijä”.

Valitse tämän jälkeen avautuvan sivun oikeasta laidasta ”Excel -tuonti”.

Olisi hyvä ensin katsoa mallia tietojen sijoittelusta sarakkeisiin kohdasta ”Esimerkkitiedosto”. Siitä painamalla näet esimerkin, missä muodossa tiedot olisi hyvä olla ennen niiden tuomista palveluun. Kun tiedostosi on valmis, lisää se tietokoneeltasi painamalla kohdasta ”Choose File”.

4.2 Kirjautumistiedot työntekijöille

Lisättyäsi työntekijän muista antaa hänelle kirjautumistiedot. Alla ensimmäiset tiedot ovat selainversiota varten ja toiset applikaatiota käyttäviä työntekijöitä varten:

  • yrityksesi tunniste ja PIN-koodi (yrityksesitunnus.pomolle.fi ja pin = neljä numeroa)
  • mobiilisovelluksen tunniste ja työntekijän henkilökohtainen mobiilisovelluksen PIN-koodi (12 merkkiä ja pin = viisi numeroa).

Voit kirjoittaa nämä kirjautumistiedot esimerkiksi työntekijän ohjeen etusivulle. Teit sisäänkirjautumisosoitteen tiliä luodessasi ja se on muotoa yrityksesitunnus.pomolle.fi. Voit tulostaa nämä tiedot myös hallintapaneelista jokaisen työntekijän omista tiedoista. Ohjeet tulevat näkyviin painamalla kohtaa ”mobiiliapplikaatio -ohjeet” työntekijän tietosivun ylälaidasta.

PIN-koodin seilainversioon löydät hallintapaneelin ylälaidasta. Pystyt halutessasi muuttamaan tätä PIN -koodia asetuksista.

Mobiilisovelluksen tunniste löytyy hallintapaneelin asetuksista (Kirjausten asetukset, Mobiilisovelluksen tunniste) ja se on 12 merkkiä pitkä.

Työntekijän henkilökohtainen mobiilisovelluksen eli applikaation PIN-koodi löytyy kyseisen työntekijän tiedoista. Valitse hallintapaneelin vasemmasta valikosta TYÖNTEKIJÄT -> klikkaa työntekijän nimeä -> PIN-koodi löytyy avautuvan TIEDOT -sivun alaosasta.

4.3 Työntekijän tiedot

Työntekijät -valikosta voit myös nähdä sekä muokata työntekijään liittyviä tietoja. Näitä ovat yleiset tiedot, tuntikirjaukset, palkat ja tulot, dokumentit sekä työntekijän käyttäjätunnus hallintapaneeliin.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

4.3.1 Perustiedot

Tiedot-välilehdeltä pääset tarkastelemaan sekä muokkaamaan työntekijän perustietoja, palkkatietoja, työsuhteeseen liittyviä tietoja sekä mobiilisovellukseen liittyviä tietoja. Tästä voit tarkastella myös edellisen ja kuluvan kuukauden tunteja, kokonaistunteja sekä tuntihistoriaa. Jos automaattinen tuntikirjaus on päällä, pääset kohdasta ”aktiivinen työaikaraportti” tarkastelemaan GPS -seurantapisteitä.

4.3.2 Tuntikirjaukset

Tuntikirjaukset -kohdasta näet työntekijän tuntikirjaukset ja niitä klikkaamalla tarkemmat tiedot. Näitä ovat mm. muutoshistoria, raporttiin liitetyt kuvat sekä GPS -paikkaleimaukset. Tästä kohdasta pääset myös muokkaamaan tarvittaessa työntekijäsi kirjauksia.

4.3.3 Palkat ja tulot

Palkoista ja tuloista pääset katselemaan graafeja työntekijän tunneista palkkakustannuksista ja tuloista niin päivä-, kuukausi- kuin vuosikohtaisesti.

4.3.4 Dokumentit

Dokumentit -välilehti on hyvä apuväline, jos työntekijän käytössä on Pomolle.fi mobiiliapplikaatio ja hän tarvitsee esimerkiksi työmailla kulkukorttia, tulityökorttia tai muuta vastaavaa. Dokumentit -kohtaan pääset lisäämään kuvan sekä tarkempia tietoja esimerkiksi työntekijän henkilökohtaisista korteista. Jos työntekijältä unohtuu tällainen kortti kotiin, hän pystyy mobiiliapplikaatiostaan näyttämään kortin kuvan. Dokumentit -kohtaan on kätevä tallentaa myös esimerkiksi ohjeistuksia tai pohjapiirustuksia.

4.3.5 Käyttäjätunnus

Työntekijälle voit luoda oman, tarvittaessa rajoitetun pääsyn hallintapaneeliin käyttäjätunnus -kohdasta. Tätä ennen sinun tulee varmistaa, että työntekijälle on tallennettu sähköpostiosoite Pomolle.fi -palveluun. Luo tämän jälkeen uusi käyttäjäryhmä, jolla on haluamasi kaltainen näkymä hallintapaneeliin. Uuden käyttäjäryhmän pääset luomaan valitsemalla vasemmasta valikosta ensin ”Työntekijät”, sen jälkeen ”Käyttäjäryhmät” ja vielä kohdan ”Luo uusi käyttäjäryhmä”. Valitse tämän jälkeen haluamasi tiedot ja tallenna.

Avaa tämän jälkeen luomasi käyttäjäryhmä klikkaamalla sen nimeä. Valitse sen jälkeen ylhäältä oikealta kohta ”Muokkaa hallintaoikeuksia”. Rastita tarvittavat oikeudet. Lisää vielä haluamasi työntekijä tai työntekijät juuri luomaasi ryhmään jokaisen työntekijän tiedoista erikseen. Huomaa, että henkilö voi kuulua vain yhteen käyttäjäryhmään kerrallaan. Jos työntekijöillä on eroavaisuuksia esimerkiksi työkohteissa, kannattaa luoda jokaiselle käyttäjälle oma käyttäjäryhmänsä.

Klikkaa tämän jälkeen jokaisen työntekijän tiedoista ”Käyttäjätunnus” -välilehteä (Työntekijät – työntekijät – avaa – käyttäjätunnus). Paina ”luo käyttäjätunnus”. Tällöin työntekijälle lähtee sähköposti asiasta. Lähtevässä sähköpostissa on ohjeet mm. salasanan luomiseen, jotta työntekijä pääsee käyttämään hallintapaneelia omilla tunnuksillaan.

4.3.6 Mobiiliapplikaatio -ohjeet

Työntekijän tietojen oikeasta yläkulmasta saat helposti näkyviin työntekijälle tarvittavat tiedot mobiiliapplikaation käyttöön. Painat vain nappulasta Mobiiliapplikaatio -ohjeet. Ohjeet on myös kätevä tulostaa jokaiselle työntekijälle erikseen.

4.4 Listaus työntekijöistä

Työntekijät -sivun ylälaidasta löydät sinisellä pohjalla LUO EXCEL –painikkeen. Tästä klikkaamalla uuteen ikkunaan avautuu Excel –taulukko yrityksesi työntekijöistä esimerkiksi työterveydenhuoltoa ja verottajaa varten. Taulukosta löytyy työntekijöiden syntymäajat, yhteystiedot sekä veronumerot. Voit käsitellä lisää taulukkoa halutessasi esimerkiksi lisäämällä tarvittavia sarakkeita.

4.5 Käyttäjäryhmät

TYÖNTEKIJÄT –valikosta löydät myös kohdan KÄYTTÄJÄRYHMÄT.

Käyttäjäryhmälle:
– voi antaa nimen
– määrittää mitä työtehtäviä se sisältää
– määrittää mitä työkohteita se sisältää
– määrittää mitä asiakkaita se sisältää

-luoda käyttöoikeuksia

Työntekijä:
– kuuluu yhteen käyttäjäryhmään

– näkee ja pystyy merkitsemään kirjauksia vain hänen käyttäjäryhmään määritetyille työkohteille ja tehtäville.

– saa käyttäjäryhmän mukaiset oikeudet hallintapaneeliin, jos hänelle luodaan työntekijän tiedot -kohdasta käyttäjätunnus hallintapaneeliin.

Vasemmasta yläkulmasta kohdasta ”Lisää uusi käyttäjäryhmä” pääset luomaan uusia ryhmiä. Valitse vain käyttäjäryhmään kohdistettavat työtehtävät, työkohteet sekä asiakkaat. Työntekijät pääset lisäämään ryhmiin hallintapaneelin kohdasta Työntekijät klikkaamalla haluamaasi työntekijää ja sen jälkeen ”Muokkaa työntekijän tietoja”. Tämän jälkeen valitset tai vaihdat alasvetovalikosta työntekijälle haluamasi käyttäjäryhmän.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

Klikkaamalla käyttäjäryhmän auki näet siihen kuuluvat työntekijät, työtehtävät, työkohteet sekä asiakkaat.

Käyttäjäryhmiä pääset luomisen jälkeen muokkaamaan klikkaamalla yläkulmassa oikealla olevaa sinistä MUOKKAA –painiketta.

Klikkaamalla käyttäjäryhmää, pääset tarkastelemaan siihen kuuluvia työntekijöitä, työtehtäviä, työkohteita sekä asiakkaita ”Kirjausten asetukset” -välilehdestä. ”Hallintaoikeudet” -sivulta näet tämän ryhmän käyttöoikeudet. Oikeasta yläkulmasta painikkeesta ”Muokkaa hallintaoikeuksia” sinun on mahdollista valita tarkempia tietoja. Muista tallentaa muutokset.

4.6 Työntekijäkohtainen työaikaraporttien automatisointi ja karttaseuranta

4.6.1. Yleistä

Työaikaraportit voidaan Pomolle.fi -palvelussa syöttää joko manuaalisesti tai automaattisesti. Manuaalisesti tietoja syötettäessä työntekijä valitsee itse vetovalikosta työn aloitus- ja lopetusajan työtehtävän loputtua. Jos työaikaraportteihin valitaan automaatti -toiminto, työntekijä painaa työtä aloittaessa toiminnon päälle ja työtehtävää lopettaessa sen pois päältä. Järjestelmä laskee työhön käytetyn ajan tällöin automaattisesti.

Jos yritys haluaa GPS -toiminnon päälle, manuaalisissa työaikaraporteissa paikkaleimaustoiminto tallentaa sen sijainnin, missä kirjaus on tehty. Automaattisissa työaikaraporteissa on jatkuva sijaintitietojen keräys, joka tallentaa raportoivan laitteen sijaintitiedot siltä aikaväliltä, kun raportointi on päällä.

HUOM!

Automaattinen työaikaraportointi -toiminto on käytössä vain Pomolle.fi -palvelun mobiilisovelluksessa.

Eri toimialoilla on erilaiset työehtosopimukset, jotka osaltaan ottavat kantaa työntekijöiden seurantaan. Varmista siis, että toimit sopimusten mukaisesti ja huolehdi, että työntekijät ovat tietoisia seurannasta.  

Kun työaika -toiminto on pois päältä, ohjelmisto ei tietenkään tallenna mitään sijaintitietoja kyseisestä mobiililaitteesta.

4.6.2.Työaikaraporttien automatisoinnin laittaminen päälle

Työnaikaraporttien automatisointitoiminto laitetaan hallintapaneelista päälle työntekijäkohtaisesti. Toiminto voi olla käytössä vain osalla yrityksen työntekijöillä tai halutessa kaikilla.

Kirjaudu sisään hallintapaneeliin. Hallintapaneelin etusivulta näet saman tien, onko toiminto päällä. Jos toiminto ei vielä ole käytössä, kohdan ”TÖISSÄ” alapuolella näkyy teksti ”EI AUTOMAATTISIA TYÖAIKARAPORTTEJA KÄYNNISSÄ”.

Valitse vasemmalla olevasta valikosta kohta ”TYÖNTEKIJÄT” ja sen jälkeen alakohta ”TYÖNTEKIJÄT”.

Klikkaa seuraavaksi työntekijävalikosta henkilön nimeä, jolle haluat työaikaraportoinnin automatisoinnin päälle.

Paina ylhäältä oikealta kohtaa ”MUOKKAA TIETOJA”.

”TYÖAIKARAPORTOINNIN TYYPPI MOBIILISSA” -kohdasta saat automaattisen työaikaraportoinnin päälle vaihtamalla valikkoon “MANUAALI” -sanan sijalle sanan ”AUTOMAATTINEN”. Muista tallentaa muutokset sivun alalaidasta.

HUOM! Muista muutosten jälkeen kirjautua mobiiliaplikaatiosta ulos ja sen jälkeen takaisin. Vain näin saat uuden ominaisuuden käyttöön.

4.6.3 Työaikaraporttien automatisointi ja GPS -paikannus

Kun työaikaraporttien automatisointi on päällä, hallintapaneelin etusivulla näkyy reaaliajassa sillä hetkellä töissä olevat työntekijät.

Painamalla työntekijöiden alapuolelta kohtaa ”KATSO KAIKKI”, saat esiin karttanäkymän, töissä olevat työntekijät, työkohteet, työtehtävät sekä töiden aloitusajat.

Kohdasta ”TARKASTELE SEURANTAPISTEITÄ” saat näkyviin tarkemmat paikkapisteet työtehtävästä.

4.7 Työvuorot

4.7.1 Työvuorokalenterin käyttö hallintapaneelissa

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, korkea luotettavuus Löydät työvuorokalenterin hallintapaneelin vasemmasta reunasta ”Työntekijät” -kohdan alta. Klikkaa työvuorokalenteri -sanaa avataksesi aloitussivun.

Voit valita, haluatko tarkastella yrityksesi työvuoroja, suunnitella niitä työntekijöittäin tai työkohteittain ja voit myös luoda raportteja:

Tarkastele työvuoroja

Painamalla ”tarkastele työvuoroja”, näet senhetkisen työvuorotilanteen. Tästä kohdasta pääset tarvittaessa kätevästi suunnittelemaan työvuoroja valitsemalla yläpalkista kohdan ”suunnittele työvuoroja” tai vastaavasti luomaan raportteja.

Näkymä, kun työvuoroja ei ole: Näkymä työvuorojen syöttämisen jälkeen:

Suunnittele työvuoroja

Halutessasi lisätä työvuoroja, mene kohtaan ”suunnittele työvuoroja”. Valitse eteesi avautuvalta sivulta ensin pudotusvalikosta ensin haluamasi työntekijä.

Rullaa tämän jälkeen yläpalkin nuolista haluamasi viikko esille. Paina sitten kynän kuvaa lisätäksesi työvuoroja.

Valitse työvuoroon tarvittavat tiedot:

  • päivämäärä,
  • aloitusaika
  • lopetusaika
  • työntekijä
  • työkohde
  • haluatko automaattisen työaikaraportin
  • työtehtävät

Jos laitat rastin kohtaan ”Automaattinen työaikaraportti”, työntekijälle muodostuu automaattisesti työvuorosta tuntikirjaus, jos hän ei itse muuta tietoja.

Jos työntekijä toimii samassa tehtävässä monen päivän ajan, saat työvuoron toistumaan automaattisesti valitsemalla pudotusvalikosta, monenko päivän ajan haluat työvuoroa toistettavan. Tarvittaessa voit kirjoittaa lisätietoja.

Paina lopuksi ”tallenna”.

Voit poistaa vahingossa luomasi työvuoron painamalla ”suunnittele työvuoroja” -näkymässä keltaisessa työvuorolaatikossa olevaa roskakorin kuvaketta.

Luotuasi viikon työvuorot, ne näyttävät työvuorojen tarkastelusivuilla tältä:

Raporttien luominen työvuoroista

Työvuoroista voit luoda htlm ja excel -raportteja. Täytä haluamasi tiedot. Voit ryhmitellä raportin työkohteen tai työntekijöiden mukaan. Paina lopuksi HTML tai Excel -painiketta.

Näin saat joko selaimeesi tai excelille muodostuvan raportin esiin:

4.7.2 Työvuorokalenterin käyttö mobiilissa

Käyttäessäsi Pomolle.fi -mobiiliappista, näet työvuorot myös älylaitteellasi. Avaa sovellus normaaliin tapaan. Paina aloitusnäkymässä vasemmasta yläkulmasta valikko auki (kolme viivaa). Näin pääset tarkastelemaan työvuorojasi valitsemalla listasta kohdan ”työvuorot”.

1.

2.

Valittuasi kohdan ”työvuorot”, sinulle

avautuu näkymä viikon työtunneistasi.

Halutessasi katsoa tarkemmin tietyn

päivän työvuoroa, napauta sitä niin

saat tarkemmat tiedot auki.

Pääset takaisin viikkovuoronäkymään

painamalla ”sulje”.

Jos haluat tarkastella muiden viikkojen

vuoroja, rullaa haluamaasi

viikkonäkymään ylälaidassa olevista

nuolista.

4.8 Työmääräykset

Työnantaja voi luoda työntekijöille työmääräyksiä hallintapaneelissa kohdasta TYÖNOHJAUS -> TYÖMÄÄRÄYKSET. Työmääräykset tulevat näkyviin reaaliajassa työntekijän mobiiliapplikaatioon.

Klikkaa kohtaa ”Luo uusi työmääräys”.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

Valitse ensin, osoitatko työmääräyksen tietylle työntekijälle vai käyttäjäryhmälle. Määrittele tämän jälkeen työmääräykselle oikea päivä. ”Viesti” -kenttään voit kirjoittaa tarkempia selitteitä työmääräyksestä. Prioriteetti -kohdasta voit valita työmääräyksen kiireellistason: Normaali, kiireellinen, ei kiireellinen. Voit lähettää työmääräyksestä myös sähköpostia työntekijälle klikkaamalla rastin ruutuun kohdasta ”Lähetä sähköposti-ilmoitus työmääräyksestä”. Muista tallentaa työmääräys.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

Työmääräykset näyttävät työntekijän mobiiliapplikaatiossa tältä:

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

Työmääräyksen luotuasi näet ”Työmääräys” -sivulla koonnin työmääräyksistä. Täältä pääset myös poistamaan työmääräyksiä sekä tarkastelemaan, mitkä työmääräykset ovat valmiita.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

Työmääräysten tarkempaa tarkastelua varten klikkaa se tekstiä painamalla auki. Näin näet kirjoittamasi tiedot sekä työmääräykseen lisätyt mahdolliset liitteet, onko työmääräys luettu tai onko se työntekijällä työn alla.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

Työmääräyksen tultua valmiiksi, voit oikeasta yläkulmasta myös itse kuitata sen tehdyksi. Yleensä työmääräykset kuittaantuvat tehdyiksi työntekijän valittua työmääräyksen ja tehtyä siitä suoraan tuntikirjauksen.

4.9 Työntekijäkohtaiset dokumentit

4.9.1 Työntekijöiden dokumentit hallintapaneelissa

Klikkaa hallintapaneelin vasemmasta valikosta kohtaa ”Työntekijät” ja sen jälkeen valitse toisen kerran sana ”työntekijät”. Poimi listalta haluamasi työntekijä ja avaa hänen tietonsa painamalla nimeä. Ylhäältä löydät välilehden ”dokumentit”, josta saat työntekijäkohtaisen dokumentti -sivun auki.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

Nyt avautuvan sivun oikeassa laidassa on painike ”Uusi dokumentti”. Voit tästä klikkaamalla lisätä tiedostoja. Sallitut tiedostomuodot ovat .jpg, .jpeg, .gif, .png, .rtf, .pdf, .txt, .doc, .docx, .xls, .xlsx.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva, sisä

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

Nimeä tiedosto. Tarvittaessa voit kirjoittaa työntekijän dokumentista lisätietoja, esimerkiksi kortin voimassaolopäivän tai muita tietoja, joita haluat nähdä avaamatta kortin kuvaa.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

Voit myöhemmin tarkastella kortteja kohdasta ”avaa”, muokata tietoja tai poistaa esimerkiksi vanhentuneen kortin työntekijän dokumenteista.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

4.9.2 Työntekijöiden dokumentit mobiiliapplikaatiossa

Näet työntekijäkohtaiset dokumentit myös mobiilisovelluksessa. Avaa applikaatio normaalisti.

Vasemmasta yläkulmasta löydät valikon (kolme viivaa).

Klikkaa tästä niin saat valikon auki.

Valitse kohta ”dokumentit”.

Klikkaamalla ”dokumentit” -sanaa, saat näkymään sinulle tallennetut dokumentit selitteineen. Painamalla dokumentin nimeä, esim. ”Tieturvakortti”, saat kortin kuvan auki selaimessa.

5. ASIAKKAIDEN LISÄÄMINEN

Asiakkaiden tiedot kannattaa tallentaa ohjelmaan varsinkin, jos haluat jatkossa suorittaa laskutuksen Pomolle.fi -palvelussa. HUOM! Luo ensin asiakkaat, sitten vasta työkohteet.

Valitse HALLINNOI -pudotusvalikosta kohta ASIAKKAAT. Klikkaa painiketta lisää asiakas ja täytä asiakastiedot. Sivun alalaidasta löydät myös kohdat asiakkaasi verkkolaskutusosoitteille ja maksuehdolle. Tallenna täytetyt tiedot.

Tarvittaessa pystyt lisäämään myöhemmin tietoja asiakkaastasi menemällä HALLINNOI -pudotusvalikosta kohtaan ASIAKKAAT ja klikkaamalla asiakkaan nimeä. Voit tässä näkymässä täyttää asiakkaasi yhteyshenkilön tiedot tai muita tärkeitä tietoja MUISTIO -kohtaan.

Jatkossa näet asiakkaalle tehdyt tunnit menemällä valikosta HALLINNOI -> ASIAKKAAT -> klikkaa asiakkaan nimeä -> valitse avautuvan sivun yläreunasta TUNNIT -välilehti. Voit myös luoda asiakaskohtaisen raportin valitsemanasi aikavälin RAPORTIT-kohdasta.

5.1 Asiakkaiden lisääminen massatoimintona

Jos haluat tuoda Pomolle.fi -palveluun ison määrän asiakkaiden tietoja kerrallaan, mene hallintapaneelissa kohtaan ”Hallinnoi”. Valitse sen alta ”Asiakkaat”. Sinulle avautuu näkymä, jonka oikeassa kulmassa on painike ”lisää asiakas”. Paina siitä. Valitse sen jälkeen oikealta kohta ”Excel -tuonti”.

Olisi hyvä ensin katsoa mallia tietojen sijoittelusta sarakkeisiin kohdasta ”Esimerkkitiedosto”. Siitä painamalla näet esimerkin, missä muodossa tiedot olisi hyvä olla ennen niiden tuomista palveluun. Kun tiedostosi on valmis, lisää se koneeltasi painamalla kohdasta ”Choose File”.

6. TYÖTEHTÄVIEN LISÄÄMINEN

Valitse vasemmalla olevasta HALLINNOI -pudotusvalikosta työtehtävät. Klikkaa Lisää uusi työtehtävä -painiketta ja anna työtehtävälle nimi ja työntekijälle maksamasi tuntihinta. Muista tallentaa tiedot. Voit luoda työtehtäväraportteja haluamallasi aikavälillä RAPORTIT -kohdasta. ”Valmiiseen” työtehtäväraporttiin pääset hallinnoi –valikon työtehtäväsivulta Työtehtäväseuranta -sarakkeesta. Klikkaa haluamasi tehtävän kohdalta Työtehtäväraportti -linkkiä.

7. TYÖKOHTEIDEN LISÄÄMINEN

Ennen työkohteen lisäämistä luo asiakas (ellet ole jo sitä aiemmin tehnyt). Työkohteita pääset lisäämään valitsemalla HALLINNOI -pudotusvalikosta kohdan TYÖKOHTEET. Sivun oikeassa ylälaidassa on painike LISÄÄ UUSI TYÖKOHDE. Klikkaa tätä ja sinulle avautuu ponnahdusikkuna. Kirjoita työkohteesi nimi ruutuun ja valitse asiakaspudotusvalikosta oikea asiakas. Voi myös tallentaa pelkän työkohteen jättämällä asiakas -kohdan tyhjäksi, mutta silloin muodostaessasi laskua asiakkaan työkohteista ei löydy kyseistä kohdetta.

Kun työkohde on aktiivinen, se näkyy työntekijöiden valikoissa. Voit tarvittaessa piilottaa vanhat tai ei-ajankohtaiset työkohteet ottamalla AKTIIVINEN -täpän pois. Tässä tapauksessa ei-aktiivinen työkohde ei näy kirjauksia tekevän työntekijän valikossa, mutta hallintapaneelin käyttäjälle ne näkyvät ”Työkohteen nimi (poistettu)” -muodossa. Näistä ei-aktiivisista työkohteista pystyt edelleen luomaan raportteja eli vanhat kirjaukset tälle kohteelle eivät katoa.

Luotuasi työkohteen pääset myöhemmin muokkaamaan työkohteen tietoja. Klikkaamalla työkohteen työtehtävien tuntihintoja voit muokata niitä asiakaskohtaisesti, jos ne ovat normaalista poikkeavat.

Työaikaseuranta -sarakkeen kohdasta TYÖKOHDERAPORTIT näet kohteen työaikaseurantaraportin. Voit halutessasi antaa asiakkaallesi pääsyn tähän työkohderaporttiin. Avaa raportti ja kopio työkohderaportin nettiosoite (esim.http://www.pomolle.work/history/sites?site=sCPjisHCAa53i8ZPMdh7RQEccgXG&locale=fi).

Anna tämä osoite asiakkaallesi ja näin hän näkee kaikki hänen kohteeseensa tehdyt työtunnit.

UUSI SALATTU OSOITE -kohtaa tarvitset harvoin. Uusi salattu osoite luodaan, jos asiakkaasi hukkaa työkohderaporttinsa nettiosoitteen tai jostain muusta syystä haluaa uuden osoitteen (esim. henkilöstön vaihdokset yrityksessä). Kun klikkaat Uusi salattu osoite -kohtaa työkohderaportin nettiosoite muuttuu

(esim.http://www.pomolle.work/history/sites?site=31EMiTiLsBi3Tz9eoNk2qRLTdz5O&locale=fi).

Huomaathan, että työkohteita saa poistettua vain ”väliaikaisesti” roskakori -kuvaketta painamalla. Tämä varmistaa sen, ettei työkohteen tapahtumat ja raportit katoa.

7.1 Työkohteiden lisääminen massatoimintona

Työkohteita voit tuoda Pomolle.fi -palveluun monta kerrallaan valitsemalla hallintapaneelista kohdan ”Hallinnoi” ja sen jälkeen ”Työkohteet”. Klikkaa avautuvasta ikkunasta oikeasta yläkulmasta kohtaa ”Uusi työkohde”.

Valitse tämän jälkeen oikeasta reunasta ”Excel -tuonti”.

Tarkista kohdasta ”Esimerkkitiedosto”, että haluamasi tiedot ovat oikeassa järjestyksessä. Tämän jälkeen voit tuoda tietoja painamalla ”Choose File” ja valitsemalla tiedoston tietokoneeltasi.

8. MATKAKUSTANNUSTEN KORVAUKSET

Vasemmalla olevassa HALLINNOI –pudotusvalikosta löydät kohdan MATKAKUSTANNUSTEN KORVAUKSET. Tallenna tänne kilometrikorvausten summat, jotka korvaat työtekijöillesi heidän ajamistaan työajoista. Yleensä summat ovat ne, jotka saat maksaa työntekijällesi verovapaasti. Nämä löydät mm. www.vero.fi -osoitteesta.

Kun olet tallentanut korvaussummat, Pomolle.fi -ohjelma laskee sinulle tai kirjanpitäjällesi automaattisesti maksettavat kilometrikorvaukset. Jos et tallenna korvaussummia, pomolle.fi laskee vain kirjatut kilometrimäärät.

9. DOKUMENTIT

Tunti-, kilometri-, ja kuluraporttien liitteet löydät RAPORTIT –valikon kohdasta DOKUMENTIT. Jokainen raporttimuoto löytyy omalta välilehdeltään. Klikkaamalla kohdasta ”Avaa” saat liitteen auki ja pääset tarkastelemaan kirjauksia. Täältä näet myös raporttiin liitetyn kuvan isona klikkaamalla viimeisestä sarakkeesta kohtaa ”Avaa”. Avattuja tuntiraportteja pystyt myös muokkaamaan, kilometri- ja kuluraportin vain poistamaan.

Kuva, joka sisältää kohteen sisä, näyttökuva, seinä, tietokone

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

10. TUOTTEET

10.1. Tuotteiden ja tuoteryhmien lisääminen

Tuotteet -ominaisuus mahdollistaa materiaalin hallinnan ja seurannan. Käytetyistä tuotteista on mahdollista tuottaa raportteja. 

Aloita lisäämällä haluamasi tuotteet hallintapaneelin vasemmasta valikosta, valitsemalla ”hallinnoi” -kohdasta ”tuotteet”.

Lisää uusi tuote painamalla oikeasta yläkulmasta vihreää nappia ”Uusi tuote”. Sinulle avautuu uusi sivu. Täytä haluamasi tiedot. Tallenna.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva, sisä

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

Näet lisäämäsi tuotteet ”Tuotteet” sivulla. Voit myöhemmin muokata tai poistaa tuotteita. Kun tuoteryhmiä on paljon, näkymää on mahdollista rajata vasemmalta ylhäältä. Valitse ensin tuoteryhmät ja sen jälkeen paina ”Rajaa”. Kaikki tuotteet saa näkymään poistamalla rajauksen.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva, sisä

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

Tuoteryhmiä voi hallita kohdasta ”Hallitse tuoteryhmiä.” Tästä painamalla näet kaikki luomasi tuoteryhmät ja voit muokata, poistaa tai lisätä tuoteryhmiä. Voit jälkeenpäin muun muassa vaihtaa tuoteryhmään kuuluvia tuotteita tai käyttäjäryhmiä.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva, sisä, tietokone

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva, taivas

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

10.2. Kirjauksiin lisätyt materiaalit

Valitse hallintapaneelin vasemmasta valikosta ensin kohta “Kirjaukset” ja sen jälkeen ”Tuotteet”. Sinulle avautuu näin ikkuna ”Tuoteraportit”. Tässä näkymässä näet kaikki työntekijöiden tekemät tuoteraportit käytetyistä materiaaleista.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva, tie

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

10.3. Tuoteraportit

Kuva, joka sisältää kohteen laite

Kuvaus luotu, korkea luotettavuus Raportteja voi tuottaa Excel -muodossa valitsemalla Raportit -valikosta ensi ”Raportit” ja sen jälkeen klikkaamalla kohtaa ”Tuoteraportti”. Tämän jälkeen täytät vain haluamasi tiedot ja painat alhaalta ”Luo Excel”. Näin sinulle avautuu Excel -raportti uuteen ikkunaan.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

10.4. Tuote -toiminnon laittaminen päälle

Jotta työntekijät voivat lisätä tuotteita kirjauksiin mobiililaitteillaan, ominaisuus täytyy vielä laittaa päälle. Valitse hallintapaneelin vasemmasta valikosta kohta ”Asetukset”. Klikkaa tämän jälkeen kohtaa ”Kirjausten asetukset” ja sen jälkeen tarkista, että kohta ”Tuoteraportti” on valittuna (täppä). Tämän jälkeen työntekijöiden tulee kirjautua ulos ja jälleen sisään mobiiliapplikaatiostaan, jotta toiminto menee päälle.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

10.5 Tuote -toiminto mobiiliapplikaatiossa

Mobiiliapplikaatiossa työntekijät voivat tehdä Tuoteraportteja valitsemalla ensin ”Luo raportti” ja sen jälkeen ”Tuoteraportti”. Tuoteraporttiin täytetään normaaliin tapaan tiedot asiakkaasta, tehtävästä jne. Tämän jälkeen tulee painaa vihreästä plus -merkin kuvasta. Näin pääsee ”Tuotteet” -kohtaan lisäämään tuoteryhmän, tuotteen ja määrän. ”Tallenna” -painikkeesta pääsee takaisin tuoteraporttiin. Kun painaa ”Lähetä”, tiedot lähtevät Pomolle.fi -palvelun järjestelmään ja ne ovat nähtävissä hallintapaneelissa.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

11. RAKENTAMISEN TIEDONANTOMENETTELY

Pomolle.fi -palvelu on suunniteltu myös helpottamaan tietojen lähettämistä verottajan Ilmoitin.fi -palveluun. RAKENTAMISEN TIEDONANTOMENETTELY –kohdan löydät RAPORTIT –valikosta. Klikkaa kohta auki ja valitse täytettäväksi joko urakkatiedot tai työntekijätiedot. Ennen tietojen syöttöä varmista, että olet esitäyttänyt sekä yrityksesi että työntekijäsi tiedot hallintapaneelissa TYÖNTEKIJÄT ja ASETUKSET- kohtiin. Tärkeitä täytettäviä tietoja ovat esimerkiksi y-tunnus, puhelinnumerot kansainvälisessä muodossa (+358), veronumerot sekä osoitteet.

Paina lopuksi ”luo raportti”. Näin saat raportin esiin. HUOM! Käytä tallentamiseen ”ei muotoilevaa” ohjelmaa kuten NotePadia, Muistiota tai Notesia. Yleensä tämä valinta tapahtuu tietokoneella automaattisesti kun luot raportin. Älä käytä muotoilevia ohjelmia, kuten wordiä. Näin tiedostomuoto säilyy oikeanlaisena ja pystyt lähettämään raportin ongelmitta verottajan Ilmoitin.fi -palveluun. Tallenna muodostunut raportti koneellesi niin voit lähettää se Ilmoitin.fi -palveluun.

12. PALKANLASKENTARAPORTIT

Jos yritykselläsi on käytössä Tikonin taloushallintaohjelmisto, voit siirtää Pomolle.fi -palvelusta kätevästi palkka-aineiston (tunnit, lisät) tiedostona Tikoniin.

Palkanlaskentaraportit löytyvät hallintapaneelin vasemmasta valikosta, Raporttien alta.

Valitse normaaliin tapaan tarvittavat tiedot, kuten päivämäärä. Tuottaessasi raporttia koko kuukauden ajalta, muista tarkistaa, että kuukauden viimeinen päivä on oikein. Kun olet syöttänyt haluamasi tiedot, paina ”Tikon CSV” -nappia. Näin raportti avautuu sinulle Exceliin tai vastaavaan käyttämääsi ohjelmaan. Tallenna Excel -raportti ja siirrä palkka-aineisto Tikoniin.

13. TYÖNTEKIJÄLIITTYMÄN KÄYTTÖ

Anna työntekijöillesi sisäänkirjautumistiedot (kts. tämän ohjeen kohta 4. Työntekijöiden lisääminen). Helpointa on tulostaa työntekijöille heille tarkoitetut OHJEET TYÖNTEKIJÄLLE. Voit kirjoittaa työntekijän sisäänkirjautumistiedot etusivulle niille varattuun paikkaan.

Työntekijäsi pääsee kirjaamaan työtunteja eri asiakkaille/työkohteille, kilometrejä lisineen, kulukorvauksia sekä viestittämään sinulle ja/tai asiakkaalle. Työntekijän liittymää voi käyttää pöytäkoneella, tablet -laitteella tai älypuhelimella. Pomolle.fi -palvelu toimii lähes kaikissa selaimissa. Työntekijän tuntien kirjaamista helpottaa, jos hän luo ensimmäisellä kerralla pikakuvakelinkin tablet -laitteensa tai älypuhelimeensa aloitusvalikkoon. Tarkemmat opastukset löytyvät OHJEET TYÖNTEKIJÄLLE -asiakirjasta.

Kannusta työntekijöitäsi käyttämään selainversion sijaan applikaatiota, koska se monipuolistaa ja helpottaa Pomolle.fi -palvelun käyttöä. Applikaation hyötyinä mainittakoon mm.

  • sisäänkirjautuminen yhdellä klikkauksella (pikakuvake älylaitteessa). PIN-koodi syötetään vain ensimmäisellä kerralla.
  • työntekijä voi itse luoda uusia työkohteita (jos olet hallintapaneelissa klikannut tämän mahdolliseksi)
  • työntekijä pääsee yhdellä klikkauksella raportteihinsa, mistä hän voi tarkistaa mitkä tunnit tai kulut hän on jo kirjannut palveluun ja lähettänyt sinulle.
  • työntekijä voi itse muokata 24 tunnin sisällä mobiilisovelluksella tekemiään tuntikirjauksia.
  • työvuorot on aina nähtävissä mobiililaitteella
  • työmaalla tarvittavat dokumentit ovat aina tallessa Pomolle.fi -sovelluksessa

14. RAPORTIT

RAPORTIT -kohdasta voit luoda raportteja monin eri perustein. Valitse raporttityyppi sen mukaan, haluatko raportin työtunneista, kilometreistä tai kuluista. Jos sinulla on käytössä Mapon GPS -seurantalaite, saat tuotettua raportit myös työkoneista. Lisää tästä kappaleessa 18.

Pystyt luomaan raportit tarkasti valitsemalla tietyn aloitus- ja lopetuspäivämäärän. Voit valita keistä työntekijöistä tai mistä työkohteista tai asiakkaasta haluat raportin. Pystyt määrittelemään, haluatko raportin näkymän kohteittain vai työntekijöittäin. Tuntiraporttia luotaessa pystyt määrittelemään raportin myös laskutuksen tilan perustella.

Raportit saat luotua selaimeen tai kätevästi excel -tai PDF -tiedostoksi. HUOM! Eri muotoisissa raporteissa on hieman eri tietoja, eli valitse sinulle sopivin vaihtoehto: selain, excel tai PDF.

Voit antaa asiakkaallesi joko yllä kuvaillun raportin aina aika ajoin, mutta avoimempaa on antaa asiakkaalle mahdollisuus tarkkailla tehtyjä töitä selitteineen ja liitteineen lähes reaaliaikaisesti. Tämän voit tehdä seuraavasti:

  • Valitse HALLINNOI vasemmasta valikosta, ja alavalikosta työkohde
  • Avautuvasta työkohdeluettelosta paina oikean työkohteen kohdalta linkkiä TYÖKOHDERAPORTTI
  • Linkistä avautuu uusi ikkuna, jossa ei ole muuta kuin kyseisen työkohteen syötteet (tunnit/tekijät/viestit/ajankohdat/liitteet). Voit kopioida tämän avautuneen ikkunan osoiterivin ja jakaa sen asiakkaallesi esimerkiksi sähköpostitse tai liittää linkin osaksi laskuanne.
  • Tämä kyseinen linkki pysyy aina samana. Tarve vaihtamiseen ilmenee, jos asiakasyritys esimerkiksi myydään tai henkilöstö vaihtuu. Vaihtaminen tapahtuu TYÖKOHDELUETTELO -näkymässä painamalla Luo uusi salattu osoite -linkkiä.

15. LASKUN LUOMINEN

Löydät laskuja koskevat tiedot hallintapaneelin vasemmasta reunasta kohdasta LASKUT.

Luodaksesi uuden laskun klikkaa UUSI LASKU-välilehteä.

Laskuja luodaan yrityksesi tietojen (asetukset), asiakastietojen ja tuntikirjausten pohjalta. Pysyt valitsemaan samalle laskulle yhden tai monta asiakkaan työkohdetta.

Valitse asiakas, kohteet, tuntikirjausten aikaväli ja laskutuksen tila. Laskutuksen tila sinun on määriteltävä itse jokaiselle kirjaukselle kohdasta KIRJAUKSET -> TUNNIT.

Pystyt myös itse määrittelemään alv-prosentin. Jos olet syöttänyt asiakkaan tietoihin viite- ja asiakasnumeron, nämä tiedot tulostuvat automaattisesti laskulle.

Lasku muodostuu Excel-muotoon, jolloin sinun on helppo lisätä laskulle tarvittavia rivejä tai tehdä muita muutoksia. HUOM! Exceliin tekemäsi muutokset eivät tallennu pomolle.fi-palveluun.

LASKUT -välilehdeltä löydät tekemäsi laskut. LUO EXCEL -sarakkeesta pystyt tulostamaan jo tekemäsi laskun uudelleen, jos haluat esimerkiksi lähettää maksumuistutuksen.

15.1 Laskutuksen tila

Voit määritellä tuntikirjauksiin laskutuksen tilan: LASKUTETTU, EI LASKUTETTU ja EI LASKUTETA. Mene valikossa kohtaan KIRJAUKSET -> TUNNIT ja löydät oikealta sarakkeen Laskutus. Tämä sarake ei päivity, vaikka olisit luonut laskun kyseisistä tunneista, vaan sinun on muutettava laskutuksen tila itse.

16. TILASTOT

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

RAPORTIT -valikon kohta TILASTOT auttaa sinua analysoimaan yrityksesi toimintoja. Näet sieltä yhdellä silmäyksellä mm. työntekijöiden kokonaistuntimäärän ja työtehtäviin kuluneen ajan. Oikeasta yläkulmasta voit rajata näkymää työkohteiden mukaan.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

17. VIESTIT

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, korkea luotettavuus

Sivun vasemmassa valikossa löydät KIRJAUKSET -kohdasta osion VIESTIT. Tästä klikkaamalle pääset näkemään kaikki sinulle tulleet työntekijöiden viestit. Uudet viestit näet myös kirjekuori -kuvakkeesta sivun oikeasta ylälaidasta. Punaisella taustalla oleva numero kirjekuoren vieressä kertoo, montako viestiä on lukematta. Viestejä voi rajata työkohteen mukaan.

18. TEHTYJEN KIRJAUSTEN MUUTTAMINEN 

18.1 Kirjausten muuttaminen mobiilisovelluksessa

Työntekijä voi muokata virheellistä tuntiraporttia mobiilisovelluksessa 24 tunnin sisällä. 

1. Klikkaa vasemmassa yläkulmassa olevaa kolmea viivaa. 

2. Valitse kohta ”RAPORTTIHISTORIA”. Odota, että raportit latautuvat. 

3. Klikkaa päivää, jonka tietoja haluat muuttaa.  

4. Sinulle avautuu näytölle ruutu, jossa näkyy kaikki ko. päivänä tehdyt työt.  

5. Paina oikealla olevaa kynän -merkkiä muokataksesi tuntikirjausta. 

6. Tee tarvittavat muutokset ja paina lopuksi ”LÄHETÄ”. Näytölle ilmaantuu viesti ”RAPORTTI PÄIVITETTY” 

Jos haluat muuttaa myös kuvia, täytyy ensin poistaa vanha kirjaus ja sen jälkeen tehdä uusi kirjaus oikealla kuvalla. 

Kilometri- ja kuluraporttia pääset muuttamaan mobiilisovelluksessa samalla tavalla.  

18.2 Kirjausten muuttaminen hallintapaneelista  

Hallintapaneelista työnantajan on aina mahdollista muuttaa tehtyjä tuntikirjauksia.  Kilometri- ja kulukorvauksia on mahdollista poistaa, ei muokata.  

Tuntikirjausten muuttaminen hallintapaneelista tapahtuu seuraavasti: 

1. Valitse hallintapaneelista vasemmasta valikosta kohta ”KIRJAUKSET” 

2. Klikkaa mitä muutos koskee ”TUNNIT”, ”KILOMETRIT” vai ”KULUT”. 

3. Valitse esimerkiksi tuntikirjauksista haluamasi virheellinen kirjaus, klikkaa vaikkapa päivämäärää. 

4. Klikkaa ylös oikealle ilmestyvää painiketta ”MUOKKAA”. 

5. Muokkaa tuntikirjausta haluamaksesi ja paina lopuksi alhaalta ”TALLENNA” tai poista virheellinen kilometri- tai kulukirjaus listasta painamalla oikealta puolelta kohtaa ”POISTA MERKINTÄ”. 

19. KIRJANPITÄJÄLIITTYMÄ

Kun haluat kirjanpitäjän tai muun tahon saavan pääsyn Pomolle.fi -palvelussa oleviin yrityksenne tietoihin, lähetä osoitteeseen info@pomolle.fi tiedot tällaisen tilin luomista varten:

Kirjanpitotoimiston:

  • nimi
  • sähköposti
  • puhelinnumero

Kirjanpitäjän / palkanlaskijan / käyttäjien:

  • nimi
  • sähköposti
  • puhelinnumero

Jos rajoitetun näkymän käyttäjinä ovat esimerkiksi yrityksen omat työntekijät, voi kirjanpitotoimiston nimeksi laittaa yrityksenkin nimen tai muun vastaavan. Kirjanpitäjillä tai muilla tämän liittymän käyttäjillä on mahdollisuus pelkästään tulostaa raportteja sekä nähdä työntekijälistaus. Saman kirjanpitäjäyrityksen voi liittää moneen eri yritykseen.

19.1 Kirjanpitotoimiston tiedot hallintapaneelissa

Kun kirjanpitotoimistonne tiedot on liitetty yrityksenne tietoihin, näet heidän tietonsa seuraavasti: Mene hallintapaneelissa vasemman valikon alalaidassa olevaan kohtaan ASETUKSET. Valitse tämän jälkeen kohta ”Tilitoimisto”.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

Näin saat auki tarkemmat tiedot:

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

19.2 Kirjanpitäjän näkymä

Kirjanpitäjä kirjautuu omilla tunnuksillaan omasta käyttöliittymästään sisälle. Käyttöliittymän sisäänkirjautumisosoite on app.pomolle.fi/accountants/sign_in

Kirjanpitäjä voi kirjautua sisään myös osoitteesta www.pomolle.fi klikkaamalla oikeasta yläkulmasta ”Kirjaudu sisään”. Tämän jälkeen hänen tulee valita kohta ”Kirjanpitäjä”.

Kuva, joka sisältää kohteen henkilö, päällä pitäminen, mies, hattu

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

Sisään kirjauduttua näkyviin tulee kirjanpitotoimiston kaikki asiakkaat. Valitsemalla asiakkaan painamalla kohtaa AVAA, saa näkyviin asiakasyrityksen tiedot.

Klikkaamalla asiakasyrityksen tiedoista kohtaa RAPORTIT, pääsee luomaan raportteja asiakasyrityksestä samalla tavalla kuin Pomolle.fi -palvelun hallintapaneelissa:

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

Klikkaamalla painiketta ”Työntekijät”, pääset tarkastelemaan muun muassa työntekijöiden edellisen ja kuluvan kuukauden työtuntinsa sekä kokonaistunnit.

Kuva, joka sisältää kohteen näyttökuva

Kuvaus luotu, erittäin korkea luotettavuus

Oikeassa yläkulmassa on sininen painike LUO EXCEL. Tästä saa muodostettu Excel -taulukon asiakasyrityksen työntekijöistä uuteen ikkunaan.

19.3 Kirjanpitäjäliittymän hallintapainikkeet

Sivun oikeassa yläkulmassa on kolme painiketta.

Vasemmasta ruutupainikkeesta on mahdollista muuttaa asiakasyrityksen tietoja

 

Keskimmäisestä rataspainikkeesta pääsee muuttamaan omia tietojaan. Täältä voi vaihtaa esimerkiksi saamansa salasanan.

Aivan oikealla on nuolipainike. Tästä kohdasta voit kirjautua ulos.

Lisää ominaisuuksia tähän käyttöliittymään on tulossa myöhemmin. Jos sinulla on kysyttävää tai haluat antaa kehitysehdotuksia, voit lähettää ne osoitteeseen info@pomolle.fi.

20. MAPON -TOIMINNOT

Tämän kappaleen ohjeet koskevat vain sellaisia yrityksiä, joilla on käytössään Maponin paikannuslaitteet. Jos sinulla ei vielä ole Mapon -laitetta, ota meihin yhteyttä sähköpostitse info@mapon.com tai soittamalla numeroon: 010 581 7770.

Maponin laitteiden avulla voit hallinnoida yhtiösi kalustoa tietokoneelta tai puhelimesta käsin. Sen avulla on mahdollista esimerkiksi saada entistä tarkemmat gps -seurantatiedot, tarkastella kaluston polttoaineen kulutusta sekä ajotapoja tai etälukea digipiirturit.

20.1 Mapon ajoneuvot

Aivan aluksi sinun tulee syöttää saamasi Api-key, jotta saat näkyviin kaikki ajoneuvot. Mene ensin hallintapaneelin kohtaan ”Asetukset”. Valitse sieltä yläkulmasta välilehti ”Kirjausten asetukset”:

Syötä saamasi Api-key oikeaan kohtaan.

Mene tämän jälkeen hallintapaneelin kohtaan hallinnoi. Valitse kohta Mapon ajoneuvot.

Sinulle avautuu automaattisesti välilehti, Mapon ajoneuvoista, missä ei vielä näy ajoneuvoja.

Saat ajoneuvot näkyviin painamalla oikeasta yläkulmassa olevaa vihreää painiketta ”Hae ajoneuvot MAPON:sta”

Näin saat kaikki ajoneuvot näkyviin.

Kun haluat muokata esimerkiksi ajoneuvon konetuntihintaa, kilometrihintaa, tai päivittää vanhojen työkohteiden hintoja, paina kyseisen ajoneuvon kohdalta oikeasta laidasta ”muokkaa”.

Näin saat ajoneuvon tiedot auki ja pääset muokkaamaan niitä haluamiksesi. Muista painaa lopussa ”tallenna”.

20.2 Mapon ajoneuvoryhmät

Välilehdestä ”Ajoneuvoryhmät” pääset ryhmittelemään ajoneuvoja.

Kirjoita haluamasi ajoneuvoryhmän nimi ja valitse tämän jälkeen valikosta haluamaisi ajoneuvot. Voit halutessasi valita myös kaikki ajoneuvot luomaasi ryhmään.

Näet myöhemmin ajoneuvoon liitetyt ryhmät ensimmäisenä avautuvasta välilehdestä ”Mapon ajoneuvot”.

Työntekijään liitetyt ajoneuvoryhmät näet työntekijän tiedoista hallintapaneelin kohdasta työntekijät -> työntekijät. Klikkaa työntekijän nimeä, niin saat hänen tietonsa auki. Rullaa alas. Löydät sieltä ”työsuhde” -kohdan alta ajoneuvoryhmät. Jos työntekijällä ei ole vielä määritelty ajoneuvoryhmiä, paina oikeasta yläkulmasta painiketta ”muokkaa” ja sen jälkeen lisää ajoneuvoryhmä. Muista tallentaa.

HUOM! Muistutathan työntekijää, että hänen pitää kirjautua mobiilisovelluksesta ulos ja sen jälkeen uudestaan sisälle, jotta nämäkin tiedot päivittyvät hänelle.

20.3. Mapon työkoneraportit

Kun työntekijälle on liitetty Mapon ajoneuvo, saa tästä tuotettua myös raportteja. Tämän voi tehdä menemällä hallintapaneelissa kohtaan ”raportit”. Valitse raportin tyypiksi työkoneraportti.

Viimeksi päivitetty: kesäkuu 14, 2019